Sekalipun sadar akan kebiasaan buruk saya selalu menumpuk dokumen diseantero kamar kerja, namun membuang kebiasaan ini ternyata tidak mudah. Tidak heran kalau kamar kerja saya selalu nampak paling berantakan bila dibandingkan dengan kamar teman yang lain. Hampir setiap pagi saya selalu disambut setumpuk berkas tergeletak di mana-mana dan saya tidak tahu harus mulai dari mana?, biasanya saya memulai dari file yang paling mudah dengan harapan pekerjaan yang memerlukan banyak energi akan dikerjakan setelah moodnya datang. Hal ini terinspirasi dari sebuah buku laris "Andaikan Buku Adalah Sebuah Pizza" yang mengajarkan kita untuk membaca buku secuil demi secuil. Sayangnya yang banyak terjadi, file semakin menumpuk di meja dan saya hanya membuang waktu dengan satu pekerjaan yang seharusnya bisa dikerjakan dalam hitungan menit. "Mencari file penting.."
Kalau sudah begini, cocok rasanya riset mengatakan lebih dari separuh (60%) file di meja sebetulnya sudah tidak penting sehingga tidak ada alasan untuk menaruhnya di meja kerja.
Kalau memperhatikan cara kebanyakan orang menanggulangi file di mejanya,
dapat disimpulkan sebagai berikut. Ada yang menggunakan teknik square files, dimana file disusun dan
dirapihkan sehingga ujung-ujungnya nampak teratur rapi seperti tumpukan uang kertas baru keluar dari percetakan, ada yang main tumpuk
tanpa jelas ujung pangkalnya, ada yang menyusun dari besar ke kecil sehingga dari kejauhan (apalagi dari dekat) seperti rumah semut
Afrika, atau ada yang menumpuk seperti penjual ayam potong jenis "tiren" di jalan Dewi Sartika Depok. Satu tumpuk file, dan sebelahnya
ada tumpukan lagi dan sebelahnya ada lagi.
Judul malapetaka ini adalah "The Pile-man."
Varian dari teknik "PileMan" adalah menumpuk file seperti "mirit" domino atau solitaire. Bagian ujung kertas biasanya nongol dikit
sehingga terbaca informasi (header) bisa terbaca sedikit. Sekalipun cara menyusun ini memperlihatkan keuletan dan kerja keras, kalau makin
lama dibiarkan berlangsung terus menerus maka kita perlu meja yang panjang bukan
kepalang.
Favorit saya adalah menggunakan stackable tray, sehingga makin lama penyangga tray mulai melengkung karena beban. Sekali kita mau ambil file dibagian tengah, maka kertas diatasnya berjatuhan ke lantai. Dan ini cilaka dua belas namanya.
Mayer dalam salah satu bukunya "Winning the Fight between you and your desk" memberikan tips bahwa kita harus tegas menghadapi para
gerombolan kertas. Ajukan pertanyaan mental sederhana seperti "berkas apa
ini," "mengapa berkas ini ada di meja saya," "lantas akan saya
apakan berkas ini.."
Apabila jawabannya "aku tidak tahu", maka jangan segan-segan
melakukan eksekusi ditempat tanpa mengenal belas kasihan. Lelemparkan kertas tersebut ke "recycle bin."
Anda bisa kaget terkaget jika kenyataannya banyak file di meja bahkan sudah ditangani
beberapa waktu sehingga keberadaanya nyaris tidak diperlukan.
Ah mudah sekali nampaknya, baca saja dokumen, pilih mana yang baik, dan buang yang jelek. Tetapi ketika tumpukan file (pile) sudah mulai
menggunung, sama halnya memilih "sop buntut di Hotel Borobudur itu enak, tetapi enak mana buntut yang dibakar atau yang direbus. Di rebus
setengah matang, atau di bakar setengah matang, pakai cengkih atau tidak, pakai kecrotan jeruk nipis atau tidak dst." Ujung-ujungnya
bingung tak berdaya.
Tapi cara diatas terkadang menuai "reseh," pasalnya ada beberapa perusahaan yang sering amburadul sistem filenya sehingga tidak jarang
kita menerima tagihan dan ancaman untuk menutup jalur pelayanannya dengan alasan waktu pembayaran sudah so late... Padahal belum seminggu
tagihan dibayar. Terpaksa cari file sana sini untuk di fax kepada mereka untuk di cek dan akhirnya mereka bilang "maaf petugas kami yang
membukukan data pembayaran sedang cuti, akibatnya terjadi kelambatan proses data bla bla bla.."
- sial bener
Dengan kebiasaan-kebiasaan tersebut maka excuse bahwa "jangan-jangan nanti
diperlukan" maka tidak jarang file yang penting justru terkubur hidup-hidup diantara file sampah.
Ini nasihat yang belum tentu saya jalankan sendiri.