Belum Untung Kok Sudah Mbayar Ini-Itu
Tahun pertama atau lebih spesifik lagi dalam bulan-bulan awal
sejak toko mulai beroperasi, bisa menjadi hari-hari panjang penuh
kekhawatiran dan ketidaksabaran. Khawatir kalau-kalau usaha toko
tidak jalan, tidak didatangi calon pelanggan, tidak ada pemasukan
yang diharapkan. Tidak sabar ketika usahanya tersendat-sendat, tak
kunjung ramai pembeli, bertanya-tanya dalam hati kapan keuntungan
mulai datang. Pendeknya, menjadi hari-hari penuh
keprihatinan.Sementara hasil usaha toko belum banyak memberikan
keuntungan, tetapi biaya-biaya rutin bulanan tetap harus dikeluarkan.
Biaya awal untuk menutup operasional toko itulah yang saya maksud
dengan modal kerja operasional yang harus saya sediakan dulu, sampai
pada gilirannya nanti keuntungan toko mampu mengambilalih menutupnya.
Jangan sampai terjadi, baru membuka toko sudah uring-uringan,
nggrundel, wong belum ada untung kok sudah mbayar ini-itu. Jadi,
harus benar-benar dipahami bahwa ada atau tidak ada keuntungan, maka
biaya modal kerja operasional tetap harus dikeluarkan. Agar tidak
terus terus-terusan mengeluarkan biaya awal ini, maka satu-satunya
cara hanyalah berusaha agar tokonya segera menggapai keuntungan.
Biar tidak terlampau kaget, maka pada saat menyusun business plan
hendaknya semua biaya operasi sudah diidentifikasi. Biaya-biaya apa
sajakah gerangan yang perlu dibayar setiap bulan? Konkritnya,
konsentrasikan saja pada biaya-biaya yang nyata. Menilik pada saat
awal berdirinya “Madurejo Swalayan” hanyalah toko kecil yang belum
terlampau memerlukan analisa keuangan yang rumit bin njlimet,
maka saya menyederhanakan biaya overhead dan mengabaikan depresiasi
serta nilai sisa (salvage value), dan cukup semuanya saya bungkus ke
dalam kelompok biaya lain-lain saja.
Gampang-gampangan wae……, tapi tidak berarti menggampangkan. Kalau
kepingin yang rumit, di toko ada bukunya, bisa dipelajari sendiri……..
***
Pertama : Biaya upah. Biaya dalam kelompok ini mencakup upah bulanan
tenaga kerja untuk enam orang pelayan toko (pramuniaga) termasuk
kasirnya, seorang Pengawas (Supervisor) dan Manager (terpaksa KKN
dengan mengangkat istri sendiri sebagai Manager merangkap CFO).
Untuk tahap awal ini, CEO (merangkap konsultan, sopir, terkadang
juga janitor) harus rela “kerja bakti”. Tidak dibayar dulu, juga
tidak dijanjikan nge-rapel upah. Kebijaksanaan ini disepakati agar
tidak terlalu “memberatkan” beban cashflow toko yang baru
muntup-muntup memulai usaha. Nanti ndak kehilangan gairah…... Kalau
kelak usaha semakin maju, (Insya Allah) CEO dipertimbangkan untuk
diberi upah, seikhlasnya. Pokoknya diniati amal saleh sajalah.
Kedua : Biaya operasional. Dalam kelompok ini tercakup semua biaya
rutin yang harus dikeluarkan guna menunjang operasi toko. Antara
lain : membayar tagihan tilpun dan listrik (jantung berdegup-degup
ketika mendengar tarif dasar listrik dan tilpun bakal naik).
Kemudian ada biaya bensin (entah jenis BBM-nya apa, pokoknya sebut
saja bengsin…..), yaitu biaya untuk membeli BBM-nya gen-set dan
transportasi dari rumah ke toko pergi-pulang. Inilah salah satu
kerugiannya kalau lokasi toko jauh dari rumah, ongkos transport jadi
tinggi. Sedangkan kendaraan kijang 2000 cc yang digunakan Manager
dan CEO-nya selama ini lumayan boros (kayaknya mesti ditukar dengan
yang lebih irit, deh…….!).
Sesekali kalau cuaca cerah naik honda bebek juga oke (cap apapun
sepeda motornya, pokoknya sebut saja honda…..).
Dalam kelompok ini masih ada biaya minum untuk semua pegawai, paling
tidak harus selalu tersedia air akua (cap apapun air mineralnya dan
darimanapun sumbernya asal bukan dari akuarium, pokoknya sebut saja
akua…..). Di tempat lain, barangkali kelompok biaya ini masih perlu
ditambah dengan biaya sampah, keamanan, preman, iuran RT dan
aneka-ria iuran maupun pungutan lainnya. Untungnya “Madurejo
Swalayan” masih berada di pinggir kota dan agak ndeso, sehingga
masalah sampah masih relatif mudah diatasi. Demikian pula biaya
keamanan masih bisa dicakup melalui forum siskamling dengan sistim
jimpitan setiap malam (botol plastik bekas yang dipotong setengah
lalu di-canthel-kan di pagar dan setiap malam diisi uang seikhlasnya,
tidak lagi beras).
Ketiga : Biaya promosi. Biaya ini saya kaitkan dengan biaya
sumbangan sosial. Bukan berarti kalau kita nyumbang lalu dibebani
promosi, melainkan kalau kita berpromosi bisa melalui pemberian
sumbangan. Ada bedanya, lho…..! Kalaupun tidak dikait-kaitkan juga
tidak jadi masalah. Anggaran biaya untuk promosi saya asumsikan
sekitar 0,5% dari total pemasukan kotor atau omset penjualan.
Mempertimbangkan bahwa “Madurejo Swalayan” masih tergolong kelas
teri dalam bisnis peritelan, maka 0,5% adalah angka yang cukup
moderat untuk usaha yang masih muntup-muntup ini. Seiring
perkembangan usaha angka ini dapat ditingkatkan. Pada tahap
permulaan, jumlah yang lebih besar dapat dialokasikan tersendiri
sebagai modal awal promosi untuk grand-opening.. Melakukan studi
kelayakan kecil-kecilan dan sederhana untuk program pengiklanan juga
akan membantu sampai setinggi apa persentase biaya promosi perlu
dipatok atau dikeluarkan pada waktu-waktu tertentu.
Keempat : Biaya kehilangan. Kelompok biaya ini adalah biaya yang
perlu diperhitungkan untuk menutup perkiraan penyusutan atau
keilangan barang. Kehilangan barang dagangan antara lain dapat
disebabkan oleh karena dicuri pengutil baik eksternal maupun
internal, rusak dan tidak dapat ditukar (terkait dengan pemasok),
ketlingsut (terselip entah secara fisik atau administratif), atau
….. diambil anak saya tapi pelayan toko tidak melaporkannya. Intinya,
kehilangan barang harus tetap diantisipasi dan dianggarkan biaya
penutupannya. Saya menggunakan asumsi angka rata-rata 1% dari total
perkiraan hasil penjualan. Saya cukup comfortable dan optimis mampu
mengendalikan angka ini.
Untuk toko-toko yang kelasnya lebih besar, angka ini bisa mencapai
rata-rata 2% sampai 4%.
Idealnya memang perlu dilakukan inventarisasi stok (stock take atau
stock opname) secara periodik. Namun hal ini sangat jarang dilakukan
oleh toko-toko kecil dan cenderung diabaikan saja. Pekerjaan ini
memang cukup merepotkan karena pasti akan memakan waktu, tenaga dan
tentunya ongkos. Hingga memasuki bulan keempat ini “Madurejo
Swalayan” belum pernah melakukannya. Meskipun demikian, perlu
dipikirkan dan dicarikan cara untuk melakukan inventarisasi stok
dengan metode sampling. Tidak riil tapi mudah-mudahan representatif.
Kelima : Biaya lain-lain. Ini adalah biaya yang dicadangkan untuk
mengatasi pengeluaran-pengeluaran yang tidak direncanakan sebelumnya.
Lazim disebut sebagai biaya tak terduga, atau sebenarnya sudah
diduga tapi tidak tahu besarannya. Untuk tahap awal ini saya
mengalokasikan angka 5% dari total biaya operasional, sampai nanti
saya memperoleh angka yang lebih representatif. .
***
Gabungan dari kelima komponen biaya itu akan menghasilkan total
biaya operasi dalam hitung-hitungan laporan rugi-laba (income
statement). Pada bulan-bulan awal di tahun pertama dimana keuntungan
usaha belum memungkinkan, maka biaya-biaya tersebut harus dimasukkan
sebagai modal kerja. Sampai kapan? Tidak bisa dijawab pasti.
“Madurejo Swalayan” (Alhamdulillah) memasuki operasi bulan kedua
sudah tidak memerlukan modal kerja operasional lagi karena
keuntungan toko sudah mampu menutup biaya operasinya, meskipun total
keuntungannya sendiri belum ada apa-apanya. Sedang di toko lain di
lokasi lain barangkali perlu waktu satu tahun untuk melepasnya.
Tidak ada yang salah dan benar, sepanjang memang sudah diperhitungkan dalam business plan yang disusun sebelumnya. Seiring dengan berjalannya usaha, tahun demi tahun, tentunya angka-angka dalam biaya operasi akan meningkat. Bisa karena kenaikan upah tenaga kerja, kenaikan tarif tilpun dan listrik, penyesuaian harga BBM, dsb., termasuk juga dampak tidak langsung dari inflasi dan ekskalasi. Karena itu kenaikan-kenaikan itu juga mesti tercermin dalam business plan.
“Madurejo Swalayan” menggunakan angka kenaikan rata-rata 10% per
tahun.
Meskipun hitung-hitungan soal biaya operasi itu sepertinya
merepotkan, namun intinya sebenarnya hanya satu hal saja. Yaitu :
jangan nggrundel (mengeluh) kalau usaha belum untung kok sudah harus
mbayar ini-itu…… Grundelan seperti ini hanya cenderung akan
menggiring kita untuk melakukan cara tambal-sulam (dapat uang
sedikit bayar yang ini dulu, ada pemasukan lagi bayar yang itu,
mendadak harus bayar ini diambilkan dari situ, harus mbayar lagi
ambilkan dulu dari sana, dst., hingga pada setiap akhir bulan sang
CFO klepek-klepek……., muncul bintang-bintang berputar di atas
kepalanya…….).
Madurejo, Sleman – 2 Pebruari 2006.
Yusuf Iskandar